Marzo de 2008

BPM en Entidades Financieras: el mejor trabajo en menos tiempo
(Por: José Luis Fernández Elvira, Consultor de Procesos de Negocio - TCP Sistemas e Ingeniería)

Una plataforma de gestión de procesos de negocio implantada en una entidad financiera, ofrece una solución óptima para lograr la máxima eficacia y eficiencia operativa a través de la automatización de las tareas entre personas y sistemas, reduciendo el tiempo de ejecución y ofreciendo un entorno favorable para reaccionar rápidamente a los cambios del mercado.

Situación actual

Desde hace tiempo, las entidades financieras reconocen la importancia de garantizar que los procesos comerciales se ejecuten de manera eficiente y sin inconvenientes, circunstancia que irremediablemente les conduce a la necesidad, de contar con soluciones que puedan respaldar y facilitar estos procesos comerciales.

En cualquier caso, administrar estos procesos no es tarea sencilla.

A menudo los procesos comerciales son complejos, se extienden a través de múltiples canales e involucran interacciones entre varios departamentos. Asimismo, las aplicaciones no han sido creadas teniendo en cuenta requerimientos funcionales cambiantes, sino que han sido diseñadas para realizar una función en particular o bien, solucionar un problema específico. Por lo tanto, para lograr que un proceso comercial funcione, las organizaciones se ven obligadas a describir los procedimientos en extensos manuales de operaciones, en donde se detallan las transacciones que deben ejecutar los empleados en el Terminal Financiero, y las transferencias de información entre departamentos, que se realizan mediante documento en papel, conversaciones telefónicas, correos electrónicos e incluso, reuniones cara a cara.

A pesar de que estos procesos, parcialmente automatizados, están vigentes en todas las organizaciones, las mismas han tomado conciencia de que ésta, no es la solución óptima para lograr la máxima eficacia operativa, y que además, no se encuentran preparadas para reaccionar rápidamente hacia los cambios que se producen en el mercado.

Con el transcurso del tiempo las entidades financieras han comprendido cómo deben de funcionar los procesos comerciales y por ende, cómo deben ser manejados a través de un enfoque nuevo, cuya denominación no es otra que la del ya conocido, “BPM” o lo que es lo mismo, Gestión de Procesos de Negocio.

Los beneficios del BPM en los entornos financieros

La utilización de herramientas de BPM en la banca es ya bastante común.

Sus beneficios en aspectos relativos a la eficacia, a la automatización de los procesos, o bien en la estandarización, están plenamente demostrados.

Muchas entidades se han lanzado a gestionar sus procesos de negocio buscando una mayor productividad, tanto de sus procesos, como de sus empleados, eliminando para ello tareas manuales innecesarias, integrando aplicaciones existentes en la empresa, utilizando la agilidad que ofrece el motor de reglas de negocio ó permitiendo a los responsables de los procesos realizar un seguimiento en tiempo real, de lo que esta acaeciendo en el negocio. Estos beneficios se configuran como la columna vertebral de una solución BPM.

Dos de los objetivos que los máximos responsables marcan como básicos para lograr incrementar el valor de la Entidad, son de un lado, la reducción de costes en su operativa diaria, y de otro, el incremento de ingresos mediante la prestación de un servicio cada vez más competitivo, y orientado hace el “Time to Market”. La consecución de ambos objetivos, es el principal beneficio que una plataforma BPM va a proporcionar.

Además de lo anteriormente expuesto, encontramos si cabe otro beneficio añadido, un lenguaje común (representación grafica en herramientas BPA).

Este lenguaje, favorece la comunicación entre los diferentes departamentos involucrados en la automatización del proceso y, facilita el ciclo de desarrollo del mismo dentro de la organización

Pros y Contras

Una plataforma BPM ofrece un entrono inmejorable para las entidades financieras, pero a pesar de esto, las mismas deben de estar preparadas para asumir los cambios organizativos que la implementación de una herramienta de este calibre va a provocar.

Un factor clave que conduce al éxito en la implementación de una solución BPM, es el impulso por parte de la Dirección, y que el liderazgo de su puesta en funcionamiento, resida en el Área de Organización. No podemos pretender que BPM sea una solución tecnológica más que deba ser impulsada e impuesta por el departamento IT; si enfocamos la puesta en marcha de esta forma, existen grandes posibilidades de que su implantación en la entidad, o bien no tenga éxito, o bien el deseado sea difícil de alcanzar a corto plazo.

Un error muy común en las organizaciones que se deciden a implantar una solución BPM, es no fijarse unos objetivos claros y cuantificables sobre lo que se esperan obtener de una solución de este tipo, lanzándose a desarrollar e implantar procesos sin orden ni sentido.

Antes de lanzarse a una implantación “alocada”, las entidades deben estudiar los procesos de negocio que se encuentran en su organización, establecer una metodología de trabajo orientada hacia los procesos y fijarse unos objetivos a conseguir con el uso de este tipo de soluciones. Se debe establecer unos mecanismos que faciliten la automatización de los procesos.

Otro factor que aseguran el éxito en la implementación de una solución BPM en una organización, es contar con el apoyo de empresas integradoras, opción que les llevará a favorecerse de un gran valor, que no es otro que la experiencia en implantación de soluciones de este tipo en otras entidades, ofreciéndoles así, un marco de referencia que se extiende tanto a nivel funcional como a nivel técnico, lo que conduce a una implementaciónexitosa.

Por último diremos que, para favorecer la aceptación por parte de los empleados de este novedosa manera de diseñar y gestionar los procesos, las entidades deben realizar campañas de comunicación explicando las ventajas que ofrecen para todos este tipo de soluciones, además de sesiones formativas que versen sobre cómo modelar y/o diseñar procesos de negocio en este tipo de soluciones.

Conclusión

Con base en todo lo anterior diremos que, una plataforma para la gestión de procesos de negocio (BPM), ofrece a las entidades financieras un marco inmejorable para conseguir una mayor adaptación de sus procesos de negocio a los cambios constantes que existen en un mercado tan competitivo, consiguiendo un ahorro de costes y un aumento de la productividad.

+ Ver artículo publicado en:

BPM-SPAIN.com

Club-BPM

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